Preskočiť na obsah 
Organizovanie eventov si vyžaduje vysokú úroveň zručnosti v plánovaní, manažmente a logistike. Pri dôležitých eventoch patrí medzi veľmi podstatné aspekty precíznosť a široké spektrum kontaktov. Práve preto sa čoraz viac spoločností a jednotlivcov obracia na profesionálov, ktorí im dokážu pripraviť eventy na kľúč. Eventová agentúra zabezpečuje nielen samotnú realizáciu podujatia, ale aj kompletný servis od prvotných návrhov až po zhodnotenie úspešnosti akcie. Množstvo potencionálnych klientov zaujíma, ako takýto proces u nás prebieha, tak sa na to pozrieme krok za krokom.
Čo znamená organizovanie eventov na kľúč a pre koho je vhodné?
Eventy na kľúč predstavujú komplexnú službu, pri ktorej klient nemusí riešiť časovo náročný proces organizácie. Eventová agentúra preberá zodpovednosť za všetky aspekty podujatia – od tvorby konceptu, cez logistiku, technické zabezpečenie, až po koordináciu na mieste. Tento prístup je ideálny pre firmy, ktoré chcú organizovať firemné akcie, konferencie, teambuildingy, promo akcie či výročné oslavy, ale aj pre jednotlivcov plánujúcich súkromné oslavy, svadby alebo tématické party. Hlavnou výhodou pre klienta je šetrenie času a eliminácia stresu, pretože agentúra rieši všetky nástrahy a zabezpečuje hladký priebeh podujatia. Často sa v praxi využíva aj kombinácia zodpovednosti agentúry a klienta, najmä pri špecifických podujatiach ako sú konferencie, kde sa vďaka agentúre klient vie plne venovať obsahovej stránke alebo svojim hosťom.
Postup spolupráce v 7 krokoch
1) Návrh na event
Prvým krokom po prejavení záujmu o organizovanie eventu je štandardne úvodné stretnutie, ktoré môže prebehnúť osobne alebo online. Počas tohto stretnutia sa zisťujú predstavy klienta o evente, jeho ciele a špecifické potreby. Pre niektoré typy podujatí môže postačovať aj e-mailové zadanie, avšak osobný kontakt umožňuje lepšiu analýzu predstáv klienta. Na základe týchto informácií pripravíme návrh na event, ktorý obsahuje hrubú kostru podujatia a rámcový rozpočet. Tento rozpočet je orientačný a v nasledujúcich krokoch sa prispôsobí na mieru. Častokrát klient nemá predstavu, ako sa pohybujú ceny prenájmov eventových priestorov alebo techniky. Práve tu vzniká priestor na konzultáciu jednotlivých faktorov podujatia s ohľadom na ciele, predstavy a rozpočet eventu.
2) Potvrdenie spolupráce
Ak klienta návrh zaujme, nasleduje potvrdenie spolupráce. Pri menších eventoch stačí potvrdenie e-mailom alebo objednávkou, pri väčších podujatiach sa podpisuje zmluva o realizácii. Týmto krokom sa zabezpečuje záväznosť spolupráce a definujú sa základné podmienky.
3) Prispôsobenie návrhu na mieru
Po potvrdení spolupráce sa návrh eventu upravuje presne podľa požiadaviek klienta. Rozpočet sa špecifikuje do detailov a zahŕňa presné položky zabezpečovaných služieb. Klient má po konzultácii a odporúčaní možnosť pridať, odobrať alebo meniť jednotlivé položky, čo mu umožňuje priamo ovplyvniť finálny rozpočet.
4) Potvrdenie kľúčových položiek
V tejto fáze dochádza k potvrdeniu kľúčových prvkov podujatia: prenájom priestoru, technické zabezpečenie, zabezpečenie programu, interpretov alebo cateringu. Tieto kroky sú veľmi dôležitou súčasťou zabezpečenia plynulého priebehu podujatia.
5) Schválenie finálneho rozpočtu
Po potvrdení všetkých dôležitých položiek sa klientovi zasiela finálny rozpočet na schválenie. Aj po tejto fáze môžu vzniknúť nečakané situácie, ktoré vyžadujú flexibilnú reakciu. Vtedy je možné položky meniť len po písomných dohodách na oboch stranách.
6) Realizácia podujatia
Samotná realizácia podujatia začína stavbou eventu, ktorej dĺžka závisí od rozsahu podujatia. Môže trvať niekoľko hodín alebo aj niekoľko dní. Počas priebehu akcie je prítomný event manažér, ktorý dohliada na hladký chod a rieši nečakané situácie. Po ukončení eventu nasleduje balenie a demontáž.
7) Vyhodnotenie eventu
Po realizácii podujatia sa vykonáva zhodnotenie z oboch strán. Zisťujeme spokojnosť klienta, naplnenie cieľov, identifikujeme prípadné nedostatky a analyzujeme nečakané situácie, ktoré sa počas eventu mohli objaviť. Všetky získané informácie sa zaznamenávajú pre budúcu spoluprácu.
Eventová agentúra Vám šetrí nie len čas, ale aj peniaze.
Mnoho firiem a jednotlivcov si myslí, že eventy na kľúč sú drahé a preto firmy častokrát nechávajú organizáciu, či už na interných zamestnancov alebo si to jednotlivci pripravia vo vlastnej réžii. Ako sa vraví ČAS sú PENIAZE, preto sme pre Vás pripravili pár faktov:
Internému človeku trvá príprava eventov štandardne 4x dlhšie, ako eventovej agentúre.
Keď si viete vyrátať cenu práce človeka a vynásobiť stráveným časom, mnohokrát sa táto suma vyšplhá oveľa vyššie ako je cena za služby eventovej agentúry. V neposlednom rade sa človek nemôže naplno venovať svojej prioritnej práci.
Neskúsený jednotlivec ma obmedzené zdroje, kontakty a nemá vyjednávaciu silu.
Eventová agentúra pri svojej pravidelnej činnosti má skúsenosti s množstvom odberateľov. Vďaka tomu, vie správne vyhodnotiť vhodného dodávateľa s ohľadom na charakter a ciele eventu, či už ide o kvalitu alebo cenu. V neposlednom rade vďaka pravidelným spoluprácam má častokrát výhodnejšie ceny.
Eliminácia neočakávaných okolností.
Komplexný event so sebou nesie aj množstvo rizík, ktoré môžu vzniknúť počas jeho priebehu. Expresné riešenie týchto rizík alebo vzniknutých následkov môžu stáť nemalé peniaze, ale aj reputáciu. Spolupráca s eventovou agentúrou Vám pomôže tieto okolnosti minimalizovať.
Organizovanie eventov na kľúč.
Eventy na kľúč sú ideálnym riešením pre všetkých, ktorí chcú mať istotu profesionálne pripraveného podujatia s ohľadom na faktory ako sú kreativita, skúsenosti, eliminácia rizík, stresu a v neposlednom rade cena času, ktorá má v dnešnej rýchlej dobe najvyššiu hodnotu. Eventová agentúra preberá všetku zodpovednosť za všetky tieto aspekty a výsledkom je podujatie, ktoré splní vaše očakávania, ciele a zanechá trvalo pozitívny dojem. V prípade Vášho záujmu o konzultáciu eventu nás neváhajte kontaktovať.
